【ビジネスコミュニケーションの秘訣】オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンの使い分け
こんにちは！
今回は【ビジネスコミュニケーションの秘訣】
オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンの使い分けについてお教えします。
質問の仕方は、ビジネスコミュニケーションにおいて重要な役割を果たします。
適切な質問をすることで、ビジネス上の課題やニーズを理解できたり、同僚や取引先との関係構築に役立ったり、
より効果的な解決策や意思決定などが行え、さまざまな目標を達成することができます。
また、質問を通じて自身のコミュニケーションスキルを向上させることもできますので、
これを機にぜひ質問の仕方について考えてみてください(^^♪
1．オープンクエスチョンとクローズドクエスチョン
オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンという言葉を聞いたことはありますか？
これら2つの質問は、会話やコミュニケーションにおいて異なる役割を果たします。
両方の質問形式を使い分けることで、より効果的なコミュニケーションが実現しますよ！
2．オープンクエスチョンとは
オープンクエスチョンは、相手に自由な回答を促す質問です。
相手が自分の考えや感情を自由に表現できるような形式です。
例えば・・・
「どんなことが好きですか？」
「どうやったらこの業務を効率的に行えるでしょうか？」
などがオープンクエスチョンの例です。
・自由な回答を促す
・情報の深堀りを可能にする
・多様な視点を得る
・対話を深め関係構築を促進する
・相手の主体性を尊重する
＜こんな時に使おう！＞
・意見や感想を聞きたいとき
・議論や対話を深めたいとき
・相手の視点や感情を理解したいとき
・創造性やアイデアの発想を促したいとき
・相手とのコミュニケーションを深めたいとき
＜オープンクエスチョンのビジネスシーンでの使用例＞
・私はプランAの方が良いと思うのですが、〇〇さんはどう思いますか？
・どうしてそのように考えたのですか？
・〇〇さんはどんな分野に興味があるのですか？
・この課題に対して、何かいいアイデアはありますか？
これらの特徴によって、オープンクエスチョンはコミュニケーションや対話の場で広く活用されています。
3．クローズドクエスチョンとは
クローズドクエスチョンは、特定の答えを促す質問です。
答えが「はい」や「いいえ」、あるいは特定の選択肢に限定される質問です。
例えば・・・
「この書類の提出締め切りは来週の金曜日ですか？」
「この報告書には、◎◎課長のサインが必要ですか？」
などがクローズドクエスチョンの例です。
・具体的な回答を得られる。
・回答が質問者の意図した範囲に限定される。
・議論や対話の進行を効率化し焦点を絞りやすくする。
・情報の整理や集約に適している。
＜こんな時に使おう！＞
・情報の確認が必要なとき
・迅速な回答が必要なとき
・方針や決定を確定させるとき
・情報の集約や整理が必要なとき
・フォローアップや確認が必要なとき
＜クローズドクエスチョンのビジネスシーンでの使用例＞
・（期限を明確にしたい時）この書類の提出締め切りは来週の金曜日ですよね？
・（時間を明確にしたい時）今日のミーティングは10時からですか？
・（議論をまとめて意思決定していきたい時）この提案には賛成ですか？
・（具体的な情報を得たい時）先月の売上はいくらですか？
これらの特徴によって、クローズドクエスチョンは特定の情報の収集や整理、議論や対話の進行を効率化するのに役立ちます。
このように、それぞれに質問の特性を知っていれば、質問の仕方も変わってくるのではありませんか？
ミーティングや会議の場で
議論を広げていきたい時にはオープンクエスチョンを、
まとめていきたい時にはクローズドクエスチョンを使うと良いでしょう。
また、忙しい上司や先輩社員に特定の業務の仕方について教えてもらいたい時には、
「この伝票はどうしたらいいですか？」というオープンクエスチョンではなく
「この伝票はExcel表に入力後、ファイリングしておけばよろしいですか？」といったクローズドクエスチョンを用いるのが良いでしょう。
いかがですか？
適切な場面でオープンクエスチョンとクローズドクエスチョンを使い分けることで、
より効果的なコミュニケーションが可能になります。
両者を適切に組み合わせることで、より円滑な対話や問題解決が可能になります。
ぜひ意識して使ってみてください！