【事務】ビジネスメールの書き方【基本のマナー】
こんにちは！
今回はビジネスメールの書き方についてお教えいたします。
近年はLINE等の手軽にやり取りできるアプリが登場し、
仕事でもグループラインやチャットグループを使って
やり取りをしているという方も多いのではないでしょうか。
だからこそ、いざ仕事で取引先にビジネスメールを送るとなった時に、
どのように書けばいいのか分からない、という方もいるかと思います。
そんな方はぜひ参考にしてください。
＜メール作成画面例＞
順を追ってポイントを解説していきます。
自分のアドレスが自動的に入力されています。
課全体で共有のアカウント・個人のアカウント等、複数のアカウントを登録している場合は、
別のアカウントでメールを作成してしまっていないか確認しましょう。
宛先には、「To」「Cc」「Bcc」の3種類があります。
それぞれの種類をしっかり理解して使い分けましょう。
「To」：宛先
メールの送り先のアドレスを入力します。
「Cc」：Carbon Copy（カーボンコピー）の略。
「複写」という意味です。
対応や返信までは求めないものの、情報を共有したい人や、
メールを見ておいてほしい人のアドレスを入力します。
取引先のサブ担当者、その取引に関わる自分の上司や部下等を入れることが多いです。
「Bcc」：Blind Carbon Copy（ブラインドカーボンコピー）の略。
「見えない複写」という意味です。
Bccに入力された宛先は、そのメールをBccで受け取った本人以外には表示されません。
ToやCcでそのメールを受け取った人にも、Bccで誰が受け取っているかは分からない状態です。
Bccには、ToやCcで送る相手には知られずにそのメールを共有したいとき等に使用すると良いでしょう。
簡潔でわかりやすい件名を入力します。
送り先の会社名、部署名、役職、氏名（敬称）を略さず記載しましょう。
株式会社を(株)と略したり、役職を省略したりするのは失礼になりますので注意しましょう。
送り先や用件に合わせた挨拶を記載しましょう。
＜挨拶 一例＞
・いつも大変お世話になっております。
・お世話になります。
・この度、初めてご連絡させて頂きます。
・早速のご返信ありがとうございます。
・平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。
取引先とのメールでは、自分の会社名、部署名、氏名を記載するのが基本です。
同じ案件について何度も返信メールでやり取りをしている場合等、
相手とのやり取りの状況や関係性などを考慮し、名乗りを省略する場合もあります。
何の件で連絡をしたのか、相手に何を求めているのか等、
相手が理解しやすい内容を心掛けて文章を作成します。
見やすいレイアウトも心掛け、20～30文字で文章の切れ目を意識して改行すると良いでしょう。
最後は結びの挨拶を記載しましょう。
＜結びの挨拶 一例＞
・今後ともどうぞよろしくお願い致します。
・お手数かと思いますが、ご確認の程よろしくお願い致します。
・ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。
メールの末尾には自分の署名をつけましょう。
メールにおける署名とは、自分の会社名や氏名、連絡先等の情報を記載したものです。
会社名、部署名、氏名、会社の電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレスを記載すると良いでしょう。
いかがでしたか？
このように、ビジネスメールにはある程度決まった型があります。
この基本の型を意識してメールを作成すれば、バッチリです♪
正社員であろうと派遣社員であろうと、会社の代表として取引先にメールを送るわけですから、
相手に失礼の無いよう、しっかりとマナーを意識したメールが送れるようになるといいですね♪
予約の上、新規登録でご来店いただいた方には
イオン商品券500円をプレゼントしています！
お得なキャンペーンは10月31日までです！
ぜひご登録ください♪
