「効率的なファイルとフォルダの管理術: パソコンでの基本操作と検索・整理方法」
こんにちは！
皆さんはパソコン内のフォルダやファイル整理はしっかりとできていますか？
ビジネスにおいて、膨大で多岐にわたるファイルやフォルダの管理は重要な項目です。
「お客様から問い合わせがあったのにファイルの場所がすぐ見つからない！」
と焦ったことがある方もいるのではありませんか？
そんな時、1つ1つ思い当たるフォルダをカチカチとクリックして探し回るのは、非常に大変です。
今回は、ファイル・フォルダにまつわる基本操作と、
パソコン上で効率的にファイルを整理し必要な情報を素早く見つけるための検索・整理方法を紹介します。
1.ファイルとフォルダの基本操作
1-1. ファイルやフォルダの作成
1-2. ファイルやフォルダの移動とコピー
1-3. ファイルやフォルダの削除
2.ファイルやフォルダの検索方法
3.ファイルとフォルダの整理方法
3-1. カテゴリー分類
3-2. ファイル名やフォルダ名のルール決め
ファイルとフォルダにまつわる基本操作は、パソコンを使う上での基礎的なスキルです。
以下では、基本操作の各項目について詳しく解説します。
1-1. ファイルやフォルダの作成
新しいフォルダやファイルを作成する方法には、いくつかの方法があります。
●フォルダを作成する
デスクトップやエクスプローラー上など、フォルダを作成したい場所で右クリックし、
「新規作成」→「フォルダー」を選択する。
はじめはフォルダ名が「新しいフォルダー」に設定されていますが、任意の名前に変更が可能です。
●ファイルを作成する
ファイルの作成方法についてはいくつか方法があります。
今回は代表的な2つのパターンを紹介します。
《方法①》デスクトップやエクスプローラー上から作成する。
デスクトップやエクスプローラー上など、ファイルを作成したい場所で右クリックして
「新規作成」→「テキスト ドキュメント」や「Microsoft Word 文書」、「Microsoft Excel ワークシート」等の任意のソフトを選択する。
《方法②》ソフトウェアから作成する。
作成したいファイルのソフトウェアを立ち上げ、新規作成することができます。
Excelであれば、Excelアイコンをクリックし、立ち上がった画面で「新規」を押す事で新しいExcelファイルの作成が可能。
作成後は、「名前をつけて保存」を選択することで、Excelファイルに名前を付けて保存することができる。
※詳しい操作方法は別の機会に解説します！
●フォルダ名・ファイル名の変更
フォルダ名やファイル名の変更にもいくつかの方法があります。
代表的な2つのパターンを紹介します！
《方法①》右クリックから行う
作成した「新しいフォルダー」にカーソルを合わせ右クリックし、「名前の変更」を選択する。
「新しいフォルダー」という文字が青色でハイライト表示されたら、
任意のフォルダ名を入力し「Enter」キーを押せばフォルダ名の変更が完了する。
《方法②》フォルダをゆっくり2回クリックして行う
「新しいフォルダー」にカーソルを合わせて1回クリックすると、そのフォルダが選択された状態になる。
その状態で、少し間を空けてもう1回クリックすると
①同様「新しいフォルダー」という文字が青色でハイライト表示され、名前の変更が可能となる。
※素早く2回クリックしてしまうと、ダブルクリック扱いになり、フォルダを開いてしまいますのでご注意を！
1-2. ファイルやフォルダの移動とコピー
ファイルやフォルダの移動やコピーは、ドラッグ＆ドロップやコピー＆ペーストを使って行います。
ファイルやフォルダを選択し、ドラッグして移動先のフォルダにドロップすることで移動できます。
また、「ctrl」キーを押した状態で移動先のフォルダにドロップすることで、
ファイルやフォルダを移動先のフォルダにコピーすることができます。
1-3. ファイルやフォルダの削除
不要なファイルやフォルダを削除する方法は簡単です。
ファイルやフォルダを選択し、[Delete]キーを押すか、右クリックして「削除」を選択するだけです。
ファイルやフォルダが増えると、特定のファイルを見つけるのが難しくなります。
ここでは、ファイルやフォルダの検索方法について解説します。
①エクスプローラーを開く:
デスクトップまたはタスクバーからエクスプローラーを開きます。
通常は、Windowsアイコンをクリックして「エクスプローラー」を選択します。
②検索ボックスをクリック:
エクスプローラーの右上にある検索ボックスをクリックします。
ボックスにカーソルが表示されます。
③キーワードを入力:
検索ボックスに検索したいキーワードを入力します。
例えば、ファイル名やフォルダ名の一部を入力することで、その条件に一致するファイルやフォルダが表示されます。
④検索結果を確認:
入力した条件に一致するファイルやフォルダが表示されます。
この時点では、まだフィルター検索は適用されていません。
⑤絞り込み検索を適用:
Windowsのバージョン等により表示が異なりますが、検索結果画面の上部にある
「並べ替え」や「検索ツール」、「検索オプション」をクリックすることで、
作成日や更新日、ファイルサイズ、ファイルの種類等で条件を絞り込み、検索する事が可能です。
ファイルとフォルダの整理は、効率的な作業を行うための基盤です。
以下では、ファイルとフォルダの整理方法について解説します。
3-1. カテゴリー分類
フォルダをカテゴリーごとに分けて整理することで、特定のファイルをすぐに見つけることができます。
関連するファイルを同じフォルダにまとめ、整理を行います。
3-2. ファイル名やフォルダ名のルール決め
ファイル名やフォルダ名の付け方について会社や部署・業務毎にルールを定めましょう。
ファイル名の最後に日付を入力する、枝番を付与する、カタカタは半角表記にする等、適切な管理ルールを定め、
周知し全員が適正に運用することでファイル・フォルダの管理が効率化され、探しやすくなります。
これらの基本操作と高度な検索・整理方法をマスターすることで、
パソコン上でのファイル管理がスムーズになり、作業効率が向上します。
ぜひ取り組んでみてください。