【事務】基本のビジネスマナー【電話のかけ方】
こんにちは！
今回は知っておきたい基本のビジネスマナー【基本の電話対応（電話のかけ方）】についてです。
前回は【知っておきたいビジネスマナー、基本の電話対応（電話の受け方）】についてお伝えさせて頂きました。
今回は、【電話のかけ方】についてお伝えします。
重要なポイントをしっかり覚えましょう！
電話をかける前に、相手に伝えたい要点をしっかりと整理しておきましょう。
また、電話の内容に応じて、各種必要な準備を整えておきましょう。
例えば…
取引先への営業電話の場合、関連する資料や数字が必要であれば、資料を手元に用意しておくこと、改めて数字を確認し頭に入れておくことも重要です。
相手と日程調整等をする場合には、手帳やカレンダーを用意し、自分の予定や会議室の空き状況等も事前に確認しておきましょう。
電話をかける場合、原則として相手の営業時間内にかけるようにしましょう。
始業直後、お昼休憩中、就業間際、休日などの電話は極力控えましょう。
もちろん緊急を要する場合はこの限りではありません！
また、特に外回りを行う営業職の方に注意頂きたいのは、運転中の通話です。
最近はスマートフォンと車のオーディオをBluetoothで接続し、ハンズフリーでの通話が可能になってきています。
非常に便利な機能である為、利用している方も多いのではないでしょうか。
ですが、接続状況が不安定になり音声が途切れたり、走行音が入ってしまったりする為、ビジネスの場でこちらから電話をかける際にはおすすめしません。
ワイヤレスイヤホンやハンズフリーの通話も、地域によっては条例違反になったり、
事故を起こした際には安全運転義務違反となる可能性もありますので、しないようにしましょう。
電話がつながったら、まずは挨拶を行い、自分の社名と名前を名乗りましょう。
＜名乗る際の一例＞
・いつも大変お世話になっております。株式会社●●●●の○○でございます。
・初めてお電話いたします。株式会社●●●●の○○と申します。
・お忙しい所恐れ入ります。私、株式会社●●●●の○○と申します。
◆ケース①◆担当者が誰か分かっている場合
取引先や以前にも電話をしたことがあり、担当者が誰か分かっている場合は、相手の部署・氏名をお伝えし、繋いでもらいましょう。
＜取り次ぎを依頼する際の一例＞
・▲▲部の△△部長はいらっしゃいますでしょうか。
・▲▲部、部長の△△様はいらっしゃいますでしょうか。
【NG例】
・▲▲部の△△部長様はいらっしゃいますでしょうか。
→役職と敬称を重ねて使わないよう注意！役職には敬称の意を含みます。
・△△様はいらっしゃいますでしょうか。
→社内に同性の方が複数いらっしゃる場合もあります。
相手を戸惑わせない為にも、しっかりと相手の部署・役職・名前をお伝えしましょう。
◆ケース②◆担当者が誰か分からない場合
営業電話等で初めて電話をかける場合など、担当者が分からない場合もあるかと思います。
そんな時は、該当する担当者に繋いで頂けるよう用件を簡潔に述べましょう。
＜取り次ぎを依頼する際の一例＞
・弊社は人材派遣の会社でございます。
この度、御社が求人広告を出されているのを拝見し、お電話させて頂きました。
人事・採用等のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。
・この度、弊社開発の営業支援ソフトのご提案でお電話させて頂きました。
営業管理のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。
担当者が不在の場合は、戻りの時間や明日以降の出勤日を確認し、改めてお電話させて頂く旨を伝えましょう。
基本的にはこちらから掛けなおすのがマナーです。
相手から折り返しを提案された場合も、まずはこちらから掛けなおす旨をお伝えしましょう。
相手にとって折り返しの方が都合が良いという場合には、丁重に折り返しをお願いしましょう。
＜戻り予定確認の際の対応 一例＞
・相手「△△ですが、あいにく外出しております。」
→かしこまりました。お戻りは何時頃のご予定でしょうか。
・相手「△△は只今会議に出席しております。」
→承知いたしました。恐れ入りますが、会議は何時頃までのご予定でしょうか。
・相手「△△は本日お休みを頂いております。」
→本日お休みとの事、承知致しました。明日はご出勤されますでしょうか。
＜改めてこちらから掛けなおす場合の対応 一例＞
・承知致しました。それでは、◎時頃に改めてお電話させて頂きます。
・ありがとうございます。それでは、明日改めてご連絡致します。
＜相手から折り返しを提案された場合の対応 一例＞
・お気遣い頂きありがとうございます。
お手間を取らせてしまいますので、私から掛けなおさせて頂きます。
・相手「△△ですが、会議予定が続いておりますので、△△から折り返しさせて頂きます。」
→承知致しました。それでは、お忙しいところ恐縮でございますが、よろしくお願い致します。
担当者に取り次いでもらったら、改めて挨拶と名乗りを行い、要件を完結にお伝えしましょう。
＜担当者に取り次いでもらった後の対応 一例＞
・いつも大変お世話になっております。株式会社●●●●の○○でございます。
先日ご依頼いただきました◎◎のお見積りの件でお電話させて頂きました。
・お忙しいところ恐れいります。私、株式会社●●●●の○○でございます。
この度、弊社の新しい◎◎サービスのご提案でお電話させて頂きました。
担当者との話が終わったら、結びの挨拶をして、電話を切ります。
基本的には、かけた側から電話を切るのがマナーです。
電話を切る際、受話器をそのまま戻すと「ガチャンッ」という音が相手に伝わってしまう場合があります。
その為、電話機のフックを指で押して電話が切れたのを確認してから受話器を戻すようにしましょう。
＜電話を切る場合の一例＞
・それでは◎◎の件、ご確認の程どうぞよろしくお願い致します。
失礼致します。
・それでは、◎◎について社内で確認後、改めてご連絡させて頂きます。
今後ともどうぞよろしくお願い致します。失礼致します。
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いかがでしたか？
電話をかける時の基本についてお教えしました。
相手が聞き取りやすいよう、ハキハキと適度な音量で喋ることや、
周囲の雑音などが入り込まないよう、極力静かで落ち着いた場所から電話をかけるようにしましょう。
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